A escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação é uma das etapas mais importantes para os arquivos. Nesse contexto, na utilização do método ideográfico numérico duplex, é necessário:
dividir o assunto em nove classes principais e depois em subclasses.
distanciar os números por ponto e a parte inteira dos números por três algarismos.
separar os algarismos por traço e não por ponto como no decimal.
limitar os níveis em até dez divisões e cinco subdivisões para que a localização se torne mais rápida.
arquivar os documentos de forma eletrônica, efetivando sua digitalização.